Внутренний портал

В последнее время не только крупные компании, но и предприятия среднего бизнеса стали развивать у себя такое направление внутрикорпоративных коммуникаций, как внутренний портал. И если первоначально требования к работе внутреннего портала ограничивались возможностями публикаций новостей, размещением информации для сотрудников и наличием форума для внутреннего общения, то сейчас управление бизнесом требует организовать доступ каждого пользователя системы (в том числе и удаленный) для работы с несколькими корпоративными приложениями (например, с почтой, CRM, ERP) в одном интерфейсе. В идеале компании может быть не нужен офис, так как сотрудники и контрагенты компании (доступ только для зарегистрированных пользователей) работают из удобного им места на едином портале организации. Например, единый портал в этом случае позволяет одновременно, в том числе и вне стен офиса в одной программе работать бухгалтеру, торговому представителю и поставщику товара. В зависимости от задач, которые надо решить компании формируются и индивидуальные требования к возможностям внутреннего портала. Так, если одним организациям достаточно наличия web системы для решения задач управления своим внутренним документооборотом, то другим необходимо организовать коммуникации с внешним миром (покупателями, поставщиками, партнерами).
Очень важно чтобы расположенная на внутреннем портале информация была доступна и имела возможность быстрого нахождения ее пользователем, поэтому так важно структурирование информации на нем. Структурирование информации – такой способ обработки, на основе которого можно получить простые ответы на поступившие от пользователей системы вопросы. Для повышения эффективности поиска информации в документах расположенных на внутреннем портале (или прикрепленных как гиперссылка) их принято классифицировать, задавать возможность поиска по ключевым словам, а также хранить в определенном порядке. В противном случае тратится много времени на поиск нужного документа, так как системе сложно разобраться - где и что находится. При составлении такой классификации говорят о файлинг-системе - системе организации учета и хранения документов на основании определенных параметров, наиболее удобных для конкретного вида деятельности и организации. Разработка файлинг-системы web портала осуществляется по следующему алгоритму:
1.Ревизия всех документов компании, которые должны быть расположены на внутреннем портале
2.Выбор параметров для их классификации
3.Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
4.Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.
В зависимости от функций решаемых внутренним порталом, информация чаще всего структурируется по блокам:
1.Персонализированный доступ к данным (например, сотрудникам, контрагентам-поставщикам, контрагентам-покупателям, нормативная база и т.д.)
2.Размещение корпоративных данных из разных внутренних и внешних источников (например, отчеты торговых представителей)
3.Хранение данных (как например, в портале SharePoint могут храниться документы, данные из заполненных форм, файлы-инструкции и т.д.)
4.Управление RSS-потоками (например, чтение ленты новостей или оповещений о необходимости действий сотрудников)
5.Управление документами и файлами (например, контроль версий документов, доступ к файлам)
6.Управление бизнес-процессами (например, первичный ввод информации о контрагенте, оформление заказа на продукцию и т.д.)
7.Публикации самих сотрудников (форумы, странички сайта поздравления с днями рождения, созданные сотрудниками e-learning курсы, записи вебинаров которые они проводили и т.д.)
8.Создание сайтов (например, сайта проекта или сайт по социальной корпоративной ответственности)
9.Управление знаниями (может быть аналог Википедии и/или раздел связанный с Дистанционной системой обучения)
10.Совместная работа (портал может, как предоставлять интерфейс к корпоративному органайзер или инструменты для совместной работы, например в программе Microsoft Project Standard (MPS — однопользовательская версия для небольших проектов)
11.Интеграция бизнес-приложений (в паре с серверами приложений порталы служат для создания единой интеграционной платформы предприятия, например Microsoft Project Professional (MPP — корпоративная версия продукта, поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server) или Microsoft Project Web Access (MPWA — Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов)
Кроме структурирования информации на портале важным аспектом является также качественно работающий поиск по содержимому портала, документам и сотрудникам. Так как он в свою очередь является косвенным и индикатором интереса к внутреннему порталу.